1. Innledning

Retningslinjene er basert på Vedtekter for ABM-utvikling, fastsatt av Kultur- og kirkedepartementet 6. mars 2003, og er utformet i samsvar med prinsipper som gjelder for styrearbeid generelt. Formålet med retningslinjene er å sikre at styret og administrasjonen har en felles forståelse av roller, ansvar og oppgaver.

2. Styrets funksjon og oppgaver

I henhold til Vedtekter for ABM-utvikling skal virksomheten ledes av et styre som skal:

• vedta strategiske planer og budsjett

• gjere vedtak i saker av overordna og prinsipiell karakter

• sjå til at drifta av ABM-utvikling heile tida er i samsvar med vedtektene, relevante lover, regelverk og retningsliner for statleg forvaltning og dei retningslinene som departementet gir gjennom tildelingsbrev og andre vedtak

• vedta budsjettframlegg, årsmelding og rekneskap

• gi fråsegn i saker der departementet har bedt styret om det

• innstilla overfor departementet ved tilsetjing av direktør

• vera ankeorgan for vedtak i tilsetjingsråd

3. Styrets sammensetning

Styret har åtte medlemmer. Kultur- og kirkedepartementet oppnevner styret, utpeker leder og nestleder for fire år av gangen. Tre av medlemmene blir oppnevnt i samråd med Utdannings- og forskningsdepartementet og ett i samråd med Miljøverndepartementet. To medlemmer med varamedlemmer blir oppnevnt etter framlegg fra de ansatte.

Direktøren deltar på styremøtene og har tale og forslagsrett.

4. Styremedlemmenes rettigheter og plikter

Bortsett fra de særlige oppgaver som er lagt til styrets leder, har alle styremedlemmene de samme rettigheter og plikter.

Styremedlemmene og direktøren skal legge fram all informasjon som er av betydning for styrets behandling av en sak, herunder egen vurdering.

Har et styremedlem selv eller via nærstående person eller arbeidsgiver, personlige eller økonomiske interesser i en sak, skal vedkommende erklære seg inhabil. Tvilstilfeller skal forelegges styret til vurdering. Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen av saker hvor vedkommende er inhabil. Jf inhabilitetsreglene i forvaltningsloven.

5. Saker som styret skal behandle

Styret skal behandle de saker som etter vedtektene hører inn under styret. Andre saker behandles når direktøren, styrets leder eller minst to øvrige styremedlemmer ønsker behandling i styret.

6. Årsplan og evaluering

Det skal settes opp en årsplan for styrearbeidet.

Styret foretar en årlig evaluering av sitt arbeid. Denne evalueringen skal omfatte:

• gjennomgang av styreprotokoller, herunder status for styrevedtak
• evaluering av samspill mellom styret og administrasjonen
• evaluering av styrets arbeid sett i forhold til årsplanen

Det skal holdes minst fire styremøter pr år. Behandling av faste, årlige saker fordeles normalt slik:

• februar: årsmelding, regnskap og endelig budsjett
• mai: innledende diskusjon om planer og prioriteringer
• september: halvårsregnskap med revisjon av budsjett, utlysing av prosjektmidler for påfølgende år
• desember: planer, foreløpig budsjett, evaluering av styrets arbeid, møte- og arbeidsplan for kommende år

7. Styremøtene

Styresaker skal, så langt det er mulig, behandles i ordinært styremøte.

Dersom styrets leder forut for et ordinært møte, finner at det er nødvendig å behandle aktuelle saker på en annen måte - eksempelvis ved telefonkonferanse eller skriftlig - kan styret bli enig om slik saksbehandling. Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling.

8. Innkalling til styremøte

Saksliste utarbeides av styrets leder og direktøren i fellesskap. Innkalling sendes ut av direktøren.

Direktøren utarbeider nødvendig dokumentasjon, saksfremstilling og forslag til vedtak, som skal vedlegges innkallingen.

Innkallingen med sakspapirer sendes ut med A-post senest syv dager før møtet. Selve innkallingen med saksliste sendes samtidig ut med elektronisk post. Sakspapirer som ikke er klare innen denne fristen, kan ettersendes med elektronisk post inntil to dager før møtet.

For saker som skal behandles i telefonkonferanser eller skriftlig, skal medlemmene ha saksdokumenter senest to virkedager før behandlingen finner sted.

Straks et styremedlem blir oppmerksom på at hun/han ikke har anledning til å delta i et møte, skal administrasjonen orienteres. Representanter som har oppnevnte varamedlemmer, sørger selv for å varsle disse hvis det er nødvendig.

9. Gjennomføring av styremøte

I styremøtet behandles ulike sakstyper som:

• Orienteringssaker
• Oppfølgingssaker
• Beslutningssaker
• Diskusjonssaker
• Evaluering av møtet

Alle saker skal ha et saksnummer bestående av nummeret på saken og årstall.

Direktøren gir utfyllende kommentarer til dokumentasjon, saksfremstilling og forslag til vedtak.

Styrebehandlingen ledes av styrets leder eller av styrets nestleder.

I henhold til vedtektene for ABM-utvikling er styret beslutningsdyktig når minst fem medlemmer er tilstede. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. De som stemmer for et forslag, må likevel utgjøre minst fire av styrets medlemmer for at forslaget skal anses som vedtatt.

10. Behandling av saksdokumenter

Styret er, som del av ABM-utvikling, å regne som forvaltingsorgan som skal behandle dokumenter i henhold til offentlighetslovens og forvaltingslovens bestemmelser. Dokumenter som er underlagt lovbestemt taushetsplikt eller som er unntatt offentlighet av hensyn til styrets interne saksforberedelse, skal merkes "unntatt offentlighet" med angivelse av lovens hjemmel. Styrepapirer som er utarbeidet som grunnlag for styrebehandling av saker vil normalt være unntatt offentlighet etter offentlighetslovens § 5.

Direktøren har ansvar for at protokoll, korrespondanse og øvrige saksdokumenter blir journalført, ordnet og oppbevart i tråd med god arkivskikk. Jf forskriften for offentlige arkiver.

11. Protokoll

Direktøren er ansvarlig for føring av protokoll.

Det skal utarbeides protokoll fra ordinære styremøter og fra all annen styrebehandling. Protokollen skal utarbeides så raskt som mulig og sendes styremedlemmene for kommentarer med en ukes svarfrist. Protokollen skal angi tid og sted for styrebehandlingen, deltakere og styrets vedtak. Utkast til protokoll skal være markert med "utkast" og dato.

Når en sak er tatt opp til avstemning, skal det angis antall stemmer for og imot vedtaket. Hvis et styremedlem ikke er enig i en beslutning, kan vedkommende kreve at dissensen blir protokollført. Etter styrets svarfrist undertegnes protokollen av styreleder og direktør. Godkjent protokoll er som hovedregel offentlig. Styret skal unnta et vedtak fra offentlighet når dette er nødvendig for å ivareta ABM-utviklings interesser eller når bestemmelser i lovverket om taushetsplikt og personvern tilsier dette. Når et vedtak unntas offentlighet, skal det henvises til de bestemmelser i lovverket som hjemler dette.

12. Informasjon fra styremøtene

Det er direktørens oppgave å informere om saker som er behandlet av styret. Direktøren skal normalt informere de ansatte om styrevedtak av betydning eller interesse for de ansatte så snart som mulig etter at styremøtet er avholdt. Protokollen legges ut på ABM-utviklings intranett når den er undertegnet.

Styret kan vedta avvikende informasjonsprosedyre i enkeltsaker.

Vedtatt på styremøte 10. september 2003.