Utvalgskriterier for digitalisering er tenkt brukt som verktøy når abm-institusjonene skal vurdere analogt materiale for utvalg til digitalisering. Kriteriene kan legges til grunn både i institusjonsinterne prosesser, og i samarbeid på tvers av institusjons- og sektorgrenser (f.eks. regionalt), og kan brukes både i vurderingen av hvorvidt materiale overhodet skal digitaliseres og i prioriteringen mellom materiale som allerede er valgt ut for digitalisering. Kriteriene er ment å omfatte alle former for dokument-, objekt- og medietyper, inklusive kataloger. 

Kriteriene er delt inn i tre deler. ”Generelle kriterier” skal redegjøre for en overordnet bevaringsverdi. ”Tilgjengelighet og bruk” skal belyse forhold omkring formidling, bruk og bevaring ved en eventuell digitalisering. ”Økonomiske kriterier” skal belyse ressursmessige forhold ved digitalisering av det aktuelle materialet. En samlet vurdering av materialet må foretas. Positiv vurdering på ett punkt er normalt ikke nok til å motivere digitalisering. 

Hvordan kriteriene kan benyttes og prioriteres ved enkeltprosjekter, vil avhenge av prosjektets overordnede mål. Det er derfor vesentlig å ha et klart definert mål for alle digitaliseringsprosjekt. Slike mål bør defineres i samarbeid med brukermiljøer og ses i sammenheng med overordnede mål for institusjonen eller regionen. Målet for prosjektet uttrykkes gjerne gjennom valg av tema, perioder, geografisk område og materialtyper. 

For å sikre transparente og tydelige prosesser rundt utvelgelse og gi brukerne anledning til å vurdere og kommentere prioriteringene, bør de kriterier som er lagt til grunn for vurderingene alltid kunne legges frem skriftlig. Disse bør sammen med den konkrete vurderingen av et bestemt materiale formuleres i en digitaliseringsvurdering. Dialog med særlig viktige brukermiljøer bør etableres, for å gi dem mulighet til å påvirke hovedretningene for digitalisering. 

Én form for brukermedvirkning ved utvalg er digitalisering etter forespørsel: En henvendelse fra en bruker om utlån eller kopi av for eksempel en bok, et foto eller et arkivstykke, utløser digitalisering av akkurat dette objektet. Alle institusjoner som digitaliserer, bør etter hvert kunne levere denne tjenesten. Tilnærmingen er likevel ikke hensiktsmessig som den eneste innfallsvinkelen til utvalg, siden det digitaliserte materialet vil bli for tilfeldig sammensatt til å inngå i helhetlige tjenester.

Generelle kriterier 

1. Har materialet spesiell interesse eller relevans i forhold til institusjonens mandat, mål og prioriteringer? 

Materialet må kunne forankres i institusjonens mandat/oppdrag, mål og prioriteringer. Mandat/oppdrag kan eksempelvis være av geografisk og/eller tematisk art. Materiale som tillegges betydning, men som faller utenfor institusjonens mandat, mål og prioriteringer, bør vurderes tilbudt eller digitalisert i samarbeid med institusjoner som mer naturlig kan forankre materialet innenfor sitt mandat.

2. Har materialet spesiell kildeverdi, innholdsmessig, kunstnerisk og/eller teknisk verdi?

Digitalisering kan motiveres av at materialet har en spesiell verdi som kilde, eller en høy innholdsmessig, kunstnerisk eller teknisk verdi. Det kan f.eks. være at materialet dokumenterer viktige hendelser, epoker, endringer, fenomener eller livsløp. Digitalisering vil kunne gjøre disse verdiene tilgjengelig for flere. Slike momenter vil kunne framgå i institusjonens opprinnelige bevarings-/aksesjonsvurdering. Enten en slik bevaringsvurdering foreligger eller ei, bør det redegjøres for de viktigste momentene som motiverer bevaring også i en digitaliseringsvurdering.

Tilgjengelighet og bruk

3. Kan materialet gjøres allment tilgjengelig etter digitalisering og katalogisering?

Bedret tilgjengelighet og brukertilpasning er tungtveiende argumenter for digitalisering. Juridiske forhold (opphavsrett og personvern) kan imidlertid legge begrensninger på tilgjengeliggjøringen. Materiale som ikke kan gjøres allment tilgjengelig og søkbart, vil primært være av intern, og derfor av begrenset verdi.

4. Hvilke brukere vil ha nytte av at materialet digitaliseres?

Et brukerperspektiv og ønsket om en mest mulig åpen og demokratisk tilgang til abm-sektorens materiale bør alltid ligge til grunn for digitalisering. Både eksisterende og potensiell framtidig bruk er derfor av betydning. Et eksempel på forhold som ofte begrenser brukspotensialet er stor geografisk avstand mellom brukerne og det analoge materialet. Brukspotensial blant både eksisterende og nye brukergrupper bør vurderes.

Stor etterspørsel etter materiale kan motivere digitalisering. Samtidig kan ensidig vektlegging av brukshyppigheten bidra til å sementere eksisterende bruksmønstre. Digital tilgjengeliggjøring kan derfor også begrunnes med ønsker om å gi større oppmerksomhet til mindre brukt materiale og nye brukergrupper.

 5. Vil digitalisering ha bevaringsmessige fordeler eller ulemper?

 Hyppig håndtering av analogt materiale kan medføre uheldig slitasje. Digitalisering kan derfor være et godt forebyggende bevaringstiltak, spesielt for skjørt og/eller mye etterspurt materiale. På den annen side kan digitalisering også skade, og i verste fall ødelegge materialet. Skaderisiko må vurderes opp mot de bevarings- og formidlingsmessige fordelene med digitalisering. I ekstreme tilfeller der digitalisering er eneste mulighet til å bevare innholdet i en lesbar form, vil til og med store skader på materialet ved digitalisering kunne være akseptabelt. Både bevaringsmessige fordeler og ulemper, samt forhold som kan begrense eventuell skaderisiko (digitaliseringsmetode/-teknologi o.l.), må konkretiseres.

 6. Er lignende materiale digitalisert tidligere?

Spørsmålet skal avdekke i hvilken grad materialet representerer en relevant digital tilvekst, eller om materialets emne, sjanger, tidsperiode e.l. allerede er tilfredsstillende dekket av annet digitalisert materiale. Dersom tilsvarende materiale allerede er gjort allment tilgjengelig i digital form av egen eller en annen institusjon, skal det spesielle grunner til for å motivere digitalisering.

7. Vil materialet kunne inngå i flere ulike digitale tjenestetilbud internt og/eller eksternt?

Digitalt materiale kan på en annen måte enn den analoge originalen inngå i en rekke ulike tjenester og møte flere ulike brukergruppers behov. Eksempler kan være digital samling av materiale med samme proveniens/opphav eller tematisk innhold som er spredd på flere ulike institusjoner, eller utnyttelse av brukspotensial i flere ulike sektorer parallelt (abm, utdanning, reiseliv etc.). Dette forutsetter helhetlige planer og tjenestetilbud på tvers av sektor- og institusjonsgrenser. Generelt kan man si at jo flere mulige anvendelser det digitale materialet vil ha, jo høyere bør materialet prioriteres.

Økonomiske kriterier

8. Er digitalisering kostnadssvarende i forhold til digitalisering av annet materiale?

Spesielle format og materialtyper kan kreve spesiell kompetanse og utstyr for å oppnå ønsket digitaliseringskvalitet. Det er stor forskjell på digitalisering av tekstdokumenter og fotografiske glassplater både i ressursbehov og produksjonstakt. Slike forhold bør avklares og kostnadsberegnes. Det understrekes at materiale gjennom stor betydning og stort brukspotensial kan forsvare digitalisering, til tross for ressurskrevende digitaliseringsprosess. For spesielle formater, materialtyper etc. bør det søkes samarbeid og etablering av fellestjenester for å begrense investerings- og rekrutteringsbehov lokalt. Dersom materialet er mangelfullt ordnet og beskrevet må kostnader til dette også beregnes og inkluderes, da dette er en forutsetning for effektiv digitalisering og tilgjengeliggjøring. Det må også gjøres en vurdering av tidsaspektet, slik at ressursinnsatsen gir brukere et resultat innen rimelig tid. (Her må også mulighetene for delpublisering vurderes.)

 9. Er det mulig å sikre langsiktig bevaring av og tilgang til det digitale materialet etter digitalisering?

Dersom det ikke finnes rutiner, teknologi eller kompetanse for sikker digital langtidslagring, bør ikke omfattende digitalisering gjennomføres. Det kan ikke anbefales å bruke store ressurser på å produsere et materiale man ikke kan sikre i etterkant. Digital langtidslagring er ressurskrevende, og samarbeid eller fellestjenester anbefales.